tirsdag den 12. august 2014

Hvordan får jeg succes

Succes er et resultat af dine handlinger. Det er hverken held eller tilfældigheder, at nogle mennesker synes at
have mere succes end andre.

Du får her en række helt konkrete trin til at få succes – uanset om succes for dig gælder om at blive hurtig rig eller bare have kontrol over dit liv.

Få hurtig og varig succes

mandag den 2. september 2013

Projektlederen

Er kaptajnen på skibet der udstikker målet i horisonten. Alle kender det endelige mål. Projektlederen skal som kaptajnen holde fokus på det endelige mål, samtidig med at han styrer udenom skær og i forhold til vejret undervejs.

Projektlederen er den der skaber motivation i projektet, ved blandt andet at udstikke rammerne for projektets deltagere, hvad er det endelige mål. Den gode projektleder foretager situationsbestemt ledelse, afhængigt den aktuelle situation samt de forskellige individer.

Estimeringsmetoder

Da projekter er noget nyt, kan det ofte være svært at forudsige hvor lang tid opgaverne tager, men der findes dog en række værktøjer der gør det nemmere.

 
Sådan laver du en mere præcis estimering af opgaverne i projektet

  • Estimeringen kan tage udgangspunkt i en række forskellige udgangspunkter, prøv nogle af de forskellige
  • Erfaring, har vi prøvet noget tilsvarende før ?
  • Guesstimates, altså rene gæt, dog fra kvalificerede personer med viden om problemstillingerne i projektet
  • Spørg dine leverandører, fungerer bedst med faste rammer
  • Spørg flere personer, herefter udfør fx 3 punktsestimering på estimaterne og sammenlign
  • Er det et teknisk projekt med store usikkerheder, kan prototyper og forskellige test være en god vej til afdække usikkerheden
  • Findes der statistik fra lignende opgaver. Typisk relevant i bygningsprojekter

3 punkts estimering

Trepunktsestimering er en måde vi kan arbejde med tre grader af kvalificerede gæt i vores tidsestimering.

Der tales om tre typer af gæt, GOP
  • G = Sandsynlige tidsforbrug
  • O = Optimisk tidsforbrug
  • P = Pessimistiske tidsforbrug

Definition: OP Faktoren
Det anbefales i øvrigt at lade flere forskellige personer foretager trepunktsestimeringen, da der i projektgruppen vil være personer som har en forskellig opfattelse af fx optimistisk gæt. Den garvede projektleder, som kender projektgruppen godt ved typisk også hvem der er optimistisk og hvem der pessimistisk. Kender man sin projektgruppe godt, kan det ligefrem være interessant at bruge en såkaldt OP (optimist/pessimist) faktor for den enkelte projektdeltager. OP faktoren kan findes ved erfaringsmæssig og historisk opsamling af data, man sammenligner tidligere estimater og tidligere projekter. Sammenligningen kræver selvsagt at der er tale om sammenlignelige projekter og opgaver.
Når OP faktoren er fundet kan den ganges på de estimaterne fra den enkelte projektdeltager



Trepunktsestimat


Gæt kan kvalificeres væsentligt gennem en trepunktsestimering. Ved trepunktsestimering beregnes middelværdien M ud fra 3 forskellige gæt.

• G: ”Sandsynlige gæt”

• O: ”Optimistiske gæt”

• P: ”Pessimistiske gæt”

søndag den 1. september 2013

Præsentationsteknik

Du kender det sikkert - du har en vigtig præsentation der betyder meget for dine fremtidige
karrieremuligheder. Du anerkender vigtigheden af, at brænde igennem med dit budskab.

At holde den perfekte præsentation kræver øvelse og en smule rutine, men du kan starte med at følge vores anbefaling til en god præsentation herunder. Vi vil i øvrigt også anbefale et kursus i præsentationsteknik og kursus i Powerpoint, da det er en investering der virkelig kan tjene sig hjem igen.

Kursus i Powerpoint - 10 ting du skal vide om præsentationsteknik

mandag den 10. december 2012

Jobansøgning: Tips til jobsamtale


En god jobansøgning - og endelig er du blevet indkaldt til jobsamtale! Det første trin mod et nyt job, men hvad skal du gøre for at forberede dine ods i en jobsamtale??

Fnf.dk giver dig her 9 gode råd til jobsamtale, den endelige eksamen når du har valgt at søge arbejde fra en jobdatabase eller har brugt dit netværk som fx LinkedIn.


Hjælp til jobsamtale

I mit arbejde som HR medarbejder har jeg haft 1500+ ansøgere til samtale, både job for ufaglærte, sekretær job og leder rekruttering. 80% af alle ansøgerne begik de samme fejl til job samtalen, de sidste 20% havde derfor bedre chancer for at lande jobbet efter det indledende job interview.

Men det betyder naturligvis ikke, at man kun finde de rette kandidater blandt de sidste 20%, men det betyder at du aldrig må tro at din erfaring og uddannelse alene kan opveje en dårlig samtale.


9 gode råd til jobsamtalen

1. Sats benhårdt på førstehåndsindtrykket

søndag den 15. maj 2011

10 tips til at gøre Android til en firmatelefon

Android har for længst overhalet Nokia smartphones målt i forbruger popularitet – mange virksomheder er nu for alvor begyndt at droppe de traditionelle Windows Mobile telefoner til fordel for Google Android.
Virksomhederne er delt i to lejre, dem der holder fast i de traditionelle forretningstelefoner og dem som afprøver de nye smartphones med touch brugergrænseflade. Så selv hvis din organisation ikke officielt understøtter Android, skal du ikke blive overrasket.

onsdag den 12. maj 2010

Definitionen på et projekt

Du kan komme i en situtuation hvor du har behov for at klassificere en opgave, hvor der reelt er tale om et projekt eller ej.

Når du skal klassificere et projekt kan understående punkter være en god hjælp:
  • Projekter er tidsafgrænsede
  • Af en vis kompleksitet
  • Typisk tværorganisatioriske
  • Der er usikkerhed om resultatet
  • Ressourcerne er begrænsede (også når du arbejder for en rig oliesheik)
  • Det er muligt at erkende et mål
  • Der sker en forandring over forløbet
  • Opgaven kræver projekt organisering

tirsdag den 11. maj 2010

Sådan holder du et godt møde

Vi har sikkert alle prøvet at deltage i et møde, hvor man efterfølgende intet har lært eller besluttet.

Men hvordan holder man egentlig et godt og effektivt møde?
Vi giver en række gode råd til det gode møde:

  • Formålet med mødet. Hvad skal besluttes når mødet er ovre.
  • Formen, er det et stående scrum møde, eller et formelt beslutningsmøde
  • Mødetypen, er det et Problemløsnings-, Beslutnings, Idégenereringsmøde eller Involveringsmøde. For mere information - se artiklen om de 4 møde typer
  • Hvorfor holdes mødet - baggrund og motivation
  • Hvem deltager, og hvad skal deltagerne huske inden mødet. Er der eventuelt noget der skal læses inden mødet
  • Fordel roller inden mødet eller tidligt i mødet, skal der være en fast mødeleder, referent etc.
  • Hvor længe varer mødet. Er der en fast bagkant vil man ofte opleve at møderne bliver mere fokuserede
  • Kendes dagsordnen for mødet skal den kommunikeres så tidligt som muligt til deltagerne. En agenda, gør den enkelte opmærksom på hvad der skal foregå, samt hvorvidt man eventuelt skal forberede sig. Mange gange fungerer den løse agenda, men andre gange er der behov for mere struktur og rytme i mødet, derfor kan det være en god ide med faste tidsangivelse

Historiefortællingen

Historiefortælling er et virkemiddel der anvendes når der er identificeret et behov for forandring, hvortil der skal skabes forståelse. At bringe budskabet på en historieform har den fordel at der skabes billeder og associationer.

Generelt taler om fire trin for den gode historie der fremmer forandringsprocessen
Følgende disposition kan anvendes.

Trin 1 – Den brændende platform, hvad er konsekvensen hvis vi IKKE gør noget.
Fokuseret kommunikation, hvad er alarmsignalerne, worst-case scenariet, hvem er konkurrenterne osv.
Fortæl altid hvad konsekvenserne bliver, hvis der intet foretages. Hvorfor er det en brændende platform og hvor meget brænder

Trin 2 – Vores vision, hvad vil vi gerne gøre for at påvirke situationen. Det er målet for gruppen der udstikkes, det skal være SMART (http://www.fnf.dk/2010/05/malformulering.html#smart).
Det er også under trin 2, at projektdeltagerne erkender hvilken pris der skal betales for at nå målet

Trin 3 – Vejen til målet, hvordan har vi tænkt os at nå målet, fra A til B

Trin 4 – Personlige konsekvenser. Fx skal man arbejde over en periode eller skal en afdeling lukkes etc. Det er vigtigt at man afklaret disse konsekvenser inden man påbegynder historiefortællingen

Kommunikationsplanen

Udarbejdes tidligt i projektets levetid, mest effektivt efter udformningen af interessent- og risikoanalysen, da disse giver værdifuldt indblik i projektets omgivelser.

Interssentanalysen kan medvirke til at belyse særlige vigtige interessenter der hvor der kommunikeres målrettet til, fx formidling af et givent budskab på den rette pædagogiske form.

Belyser risikoanalysen at der er meget stor modstand mod forandring, er det vigtigt at kommunikationsplanen håndterer dette proaktivt.

Definition: Hvad indeholder den gode kommunikationsplan?

Hvem er modtageren eller målgruppen for budskabet. Hvem kommunikerer vi til

Hvad er budskabet man ønsker at formidle

Hvordan skal budskabet formidles, hvilket medie, intranet, web, kickoff

Hvornår skal budskabet kommunikeres, jf. tilpasning til tidsplanen for milepæle og faser

Husk at kommunikationsplanen skal kunne tilpasses en omskiftelig omverden!

Ansvar for at budskabet når frem, altså at der sker noget

søndag den 9. maj 2010

Hvad er en milepæl

En milepæl er defineret ved at være et resultat eller delleverance på et givent tidspunkt.

Et resultat kan være:
  • En rapport, fx en afhandling eller undersøgelse
  • En udført analyse
  • En godkendelse
  • Et nyt design
Ultimativt er der tale om en tilstand eller et resultat

En milepæl = En tilstand
En milepæl = En kvalitet

Den gode plan

Planen er intet!
Planlægningen er alt!

Den gode plan - 10 overordnede krav:
  1. Er udarbejdet af projektdeltagerne. Det giver kvalitet, accept og mere realistisk. Det er generelt en dårlig idé at lade "kloge" arkitekter og projektledere løbe med hele planlægningen
  2. Skaber et fælles fundament i projektgruppen og en forståelse for projektets arbejdsform
  3. Giver et billede af sammenhængen mellem slutleverancerne og vejen dertil
  4. Den enkelte skal kunne identificere sig med planen, således at det bliver klart hvordan han skal medvirke til at nå målet
  5. Skal kunne anvendes til alle niveuaer i projektet, både projektgruppen og styregruppen skal kunne bruge den til opfølgning og styring
  6. Være niveauopdelt, således kan man vælge at kigge på underafsnit uden at skulle forholde sig til hele planen
  7. Kunne håndterer de udfordringer der opstår undervejs, det er især vigtigt at de erkendte usikkerheder kan håndteres, da planen ellers skal justeres konstant
  8. Planen skal være ambitiøs men opnåelig. Dette skaber motivation, tempo og fremdrift i projektet
  9. Gøre helt klart hvornår store beslutninger og risici afklares
  10. Der findes kun én kritisk vej!
Planens 8 trin . sådan laves den gode plan
  1. Trin 1 - Først inddeles projektet i indsatsområder. Mange gange vil der være et 1-1 forhold mellem leverancerne og indsatsområderne, men der kan også være flere leverancer der slås sammen til et indsatsområde
  2. Trin 2 - Der defineres milepæle indenfor det enkelte indsatsområde
  3. Trin 3 - Findes der afhængigheder mellem indsatsområderne skal de afdækkes og beskrives i planen
  4. Trin 4 - Planen inddeles i faser
  5. Trin 5 - Hvornår er der behov for beslutningsmøder. Er der for mange bliver projektlederen en majorinet
  6. Definition af aktiviteter indenfor det enkelte indsatsområde
  7. Estimering af tidsforbruget i aktiviteterne
  8. Man foretager en risikoanalyse og justerer planen

Et indsatsområde nedbrydes i aktiviteter, aldrig omvendt, det skyldes at vi er nødt til at vide hvad vi har tænkt os at løse, inden vi ved hvordan og med hvilke aktiviteter. Med andre ord, så er det vigtigt at vi er i stand til, at sige have en vis fleksibilitet indenfor indsatsområdet, vi skal have friheden til at bruge andre aktiviteter hvis de oprindelige ikke virker.


Det er ikke meningen at man skal lave en plan der er nagelfast igennem hele forløbet. Planen må gerne ændrer sig, efterhånden som man bliver klogere. Det er dog vigtigt, at planen på et hvert tidspunkt afspejler den viden der opnået i projektet. Planen skal være en retningslinje der udstikker målet, det er vigtigt at deltagerne kan se den røde tråd samt leverancen i horisonten

Interessentanalysen

Dine interessenter er omdrejningspunktet for alt hvad du gør, den dygtige projektleder er derfor ikke kun 100m mester i Excel han er også fokuseret på relationerne med projektets interessenter.

Interessenthåndteringen er overordnet baseret på forståelse af projektets interessenter og deres indbyrdes forhold:

• Hvem er de involverede interessenter
• Hvem er de vigtigste interessenter
• Hvad er deres agenda, hvad er deres ønsker
• Hvordan håndterer vi vores interessenter


Definition på interessent:


En person der kan påvirke projektets fremdrift eller omgivelser. Det kan fx være kunder, medarbejdere, offentlige myndigheder, projektsponsorer osv.

En interessent behøver ikke nødvendigvis at interesseret i, at projektet lykkedes. Hvorfor det er vigtigt at vi kender vores interessenter og kan lægge en strategi for håndteringen af dem.


Disse områder har relevans for projektets interessenter:

• Målformuleringen (formål, leverancer, succeskriterier) – skal formuleret på en måde så den kan accepteres af de vigtigste interessenter

• Risikoanalysen, vi kender det alle sammen der er nogen der vil forhindringer ud for projektlederen. Det er vigtigt tidligt at erkende hvem der udgør en potentiel risiko

• Organisering, hvilke interessenter inddrages og hvornår er det rette tidspunkt. Hvordan inddrages interessenterne

• Kommunikationsplanen, det er relevant at vide hvordan man kommunikere til forskellige interessenter. Det er fx sjældent en god ide at præsentere detaljerede regneark for styregruppen

Hvad bruges interessentanalysen til?

Overblik hvem der har aktier i projektet, hvem kan afgøre om projektet bliver en succes eller ej. Skal interessenterne ændre opførsel i løbet af projektet. Forventes modstand mod forandring. Vigtigt at identificerer interessenterne tidligt i projektet.

Hvornår laves en interessentanalyse

Det er som nævnt en af de første analyser der foretages – da interessentanalysen bruges til en rækkes andre aktiviteter:

• Den gode målsætning

• Organiseringen af projektet, hvem sidder i styregruppen, referencegruppen og arbejdsgruppen

• Arbejdsformen i projektet, hvordan og hvem træffer beslutninger

• Hvad kommunikeres og hvordan = kommunikationsplan

• Understøtter risikoanalysen



Hvem laver interessentanalysen

Projektlederen bør ikke lave interessentanalysen alene, men derimod bruge sin projektgruppe.

1) Projektgruppen kender organisationen – bedre fælles overblik

2) Projektgruppen bør kender dets interessenter, således at de ved hvordan de forskellige interessenter skal behandles



Husk at man i interessentanalysen er nødt til at afdække alle usikkerheder, er der politiske modsætninger, gamle fjendskaber, aftaler under bordet osv. Det kræver at man har modet til at diskutere disse ting.



Hvad laves i interessentanalysen

De 4 trin i interessentanalysen


• Trin 1: Hvem er de? Brainstorm er en mulighed her. Men der kan også være projekter hvor man er nødt til at udarbejde dybtgående analyser først

• Trin 2: Hvem er vigtigst, altså kvalificering og prioritering. Typisk bruger man ord som indflydelse og medvirken, hvilket er sammenligneligt med risikoanalysens konsekvens og sandsynlighed. Man taler om at den grå eminence har lille aktiv deltagelse, men stor indflydelse. Gidsler er derimod aktive, men uden reel indflydelse (eller lille). Eksterne interessenter er måske ikke særlige aktive og uden særlig indflydelse. Ressourcepersonerne har som regel både stor indflydelse og stor aktiv deltagelse i projektet.

Dem der reelt er uden indflydelse og aktiv deltagelse vil sjældent være dem der fokuseres på!!

• Trin 3: Hvad ønsker interessenten? Hvad er motivet. Opleves projektet som en fordel eller en ulempe. Er der mulighed for at påvirke den pågældende?

• Trin 4: Hvad gør vi? Handlingsplanen. Hvad og hvornår

Kend dit projekts interessenter

Det politiske projekt
  • Bruger 90% af tiden på interessenthåndteringen
  • Interesenter er partier, befolkningen, interesseorganisationer, fagforeninger osv.
  • Lange beslutningsprocesser, hvor beslutninger skal til høring og behandles af udvalg osv.
Forandringsprojekter i organisationen
  • Gennemføres ved en bottom-up approach hvor medarbejderne involveres
  • Kan også gennemføres ved top-down approach hvor en lille arbejdsgruppe selvstændigt udarbejder en plan. Kan også være et eksternt konsulentbureau der udfører opgaven
  • Jo mere involverede interessenterne føler sig, jo nemmere accepteres forandringerne
IT projektet
  • Vil ofte være meget fokuseret på slutbrugerne, der involveres igennem hele projektet