Riskoanalyse

Hvorfor lave en risikoanalyse?

• Det er uundgåeligt at der opstår fejl i løbet af et projekts levetid
• Jo tidligere en fejl erkendes, jo billigere vil den være at udbedre. Faktisk vil de største fejl blive begået i starten af projektet, men oftest først erkendt sidst i projektet
• 80% af alle fejl kan forudsiges og er forudset, men det er stadig vigtigt at de kommunikeres, da man ellers risikere at ikke alle har samme opfattelse af de potentielle faldgruber 

I projekt træffes de fundamentale beslutninger tidligt i processen, hvor man reelt har en lille viden om det område projektet skal udfordre. Jo tidligere en beslutning træffes, jo større indflydelse har den på det endelige projekt. Populært sagt kan man sige, at de største beslutninger i projektet træffes på det tidspunkt, hvor man ved mindst om hvilke udfordringer der vil opstå.

 Hvad er en risikoanalyse

Risikoanalysen er et af projektlederens vigtigste værktøjer, da det løbende har relevans for projektets fremdrift og bør diskuteres åbent i projektet. Man kan fx bede projektets deltagere om, at liste de 10-20 største risici ved det igangværende projekt, samt hvilke tiltag der kan forhindre eller forebygge en risiko.
Projektets gategruppe eller styregruppe skal løbende orienteres om forestående risici, da de så vil have mulighed for, at træffe de beslutninger der afværger en forudset risiko. Det er projektlederens fornemmeste ansvar, at kommunikere projektets status til styregruppen, afvigelser og risici skal være kendt i styregruppen.

 

Definition på risiko
Risiko = Sandsynlighed x Konsekvens

 

Når arbejder med risiko giver det mening, at mindske sandsynligheden for at risikoen indtræffer. Men man kan også fokusere på konsekvensen, er det muligt at træffe foranstaltninger der mindsker effekten altså konsekvensen, såfremt problemet reelt opstår.

  

Derfor udarbejdes risikoanalysen

• Letter planlægningen hvis man kan forudsige bumpene på vejen
• Vi kan ikke håndtere samtlige risici i projekt, vi bør således være i stand til at udvælge de vigtigste (farligste)
• Formidle en fælles opfattelse af hvad der er reelle risici i projektet. Dog kan det være svært at opnå en eksakt vurdering af især sandsynligheden

De største risici

Er der dem hvor der er høj sandsynlighed og stor konsekvens

 

Afbød og forebyg risici

• Reducerer sandsynligheden
• Ha’ en alternativ Plan B i skuffen

Forskellige typer af risici

 

Stor sandsynlighed + Lille konsekvens
- Sker tit men har ringe konsekvens
- Skal undgås ved at mindske sandsynlignhed, men ikke store tiltag da det ofte ikke kan betale sig
Stor sandsynlighed + Stor konsekvens = STOR risiko
- Ikke nok blot at forebygge og mindske sandsynligheden
- Du bør have en alternativ plan B i skuffen, hvis alt andet fejler
- En stor risko bør løbende overvåges gennem projektet så den fanges (måske) i opløbet
- Plan B bør kun iværksættes på baggrund af aftalte betingelser. Planlæg hvornår Plan B må iværksættes

 

Stor konsekvens + Lille sandsynlighed
- Plan B bliver måske ikke nødvendig, løbende opfølgning på risiko, således at plan B kan iværksættes inden projektets deadline
- Er der særlige forhold der kan afklares for at afgøre om plan B skal iværksættes bør det ske tidligt, det kan fx være test af et produkt

 

Lille sandsynlighed + Lille konsekvens (lille risiko)
- Bør i de fleste tilfælde blot holdes under opsyn

 

De 4 trin i risikoanalysen

De vigtigste fire trin udføres således for risikoanalysen

• Trin 1: Identificering af risici – gerne igennem en brainstorm. Fokus eventuelt på risici indenfor den enkelte milepæl
• Trin 2: Risikovurdering, hvad er sandsynligt og hvad er konsekvensen
• Trin 3: Planlægning, medtag kendte risici i planen. Lav en forebyggende handleplan
• Trin 4: Refleksion, giver risikoanalysen anledning til at ændre på projektet. Der kan være så store risici at det er usandsynligt at projektet kan gennemføres indenfor aftalte teknologi, budget eller tidshorisont

Andre former for risikoanalyse

Faktisk er der flere niveauer af risikoanalyse, mange laver sikkert allerede en liste over risici, styrker, svagheder og muligheder. Den såkaldte SWOT analyse er faktisk også en risikoanalyse.

Definition på SWOT

• S = Strenghts, styrker
• W = Weaknesses, svagheder
• O = Opportunities, muligheder 
• T = Threats, trusler